Transkrypcja aktu stanu cywilnego, czyli inaczej umiejscowienie aktu cywilnego w polskim rejestrze aktów stanu cywilnego, jest potrzebna gdy dana osoba posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze, sporządzony na terytorium innego kraju i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polskie obywatelstwo.

Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego. Osoba występująca z wnioskiem o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu, który nie zawiera wszystkich niezbędnych danych powinna wystąpić z wnioskiem o uzupełnienie aktu, ponieważ posługując się „polską wersją” aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu sporządzoną z brakami, może napotkać na liczne problemy podczas załatwiania spraw urzędowych np. nadanie numeru PESEL, wydanie paszportu i dowodu osobistego, sporządzenie aktu notarialnego, postępowania przed sądami.

Uzupełnienia aktu zagranicznego dokonuje się w formie czynności materialno-technicznej. Akty uzupełniane są na podstawie wcześniejszych aktów stanu cywilnego.

Uwaga! Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego odmawia dokonania transkrypcji, jeżeli:

• dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego lub nie został wydany przez właściwy organ lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon;

• zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia;

• transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

Kogo dotyczy

• osoba, której akt dotyczy (w przypadku małoletniego przedstawiciel ustawowy);

• jeżeli wniosek składa osoba, której akt nie dotyczy (wstępni, zstępni, rodzeństwo, osoba obca) wymagane jest pełnomocnictwo szczegółowe do dokonania tej czynności;

• osoba, która wykaże interes prawny lub faktyczny (w przypadku transkrypcji aktu zgonu);

• w przypadku, gdy transkrypcji dokonano na wniosek osoby, której transkrybowany dokument nie dotyczy, kierownik Urzędu Stanu Cywilnego informuje o transkrypcji osoby, których dokument dotyczy. Jeżeli transkrybowany dokument dotyczy małżonków, informuje ich również o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci.

Wymagane dokumenty

• wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego;

• ważny dowód osobisty – do wglądu;

• oryginał zagranicznego odpisu aktu stanu cywilnego;

• urzędowe tłumaczenie zagranicznego aktu na język polski przez tłumacza przysięgłego, wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub polskiego konsula (nie dotyczy odpisów na drukach wielojęzycznych);

• dowód uiszczenia opłaty skarbowej.

Uwaga! Do wniosku należy załączyć oryginał aktu stanu cywilnego i co ważne nie zostanie on zwrócony Wnioskodawcy. Otrzyma ona w miejsce tego, polski odpis aktu stanu cywilnego. Dlatego warto przed złożeniem wniosku sporządzić kopię notarialną aktów stanu cywilnego podlegających transkrypcji.

Uwaga! Przy okazji składania wniosku o transkrypcję aktu urodzenia warto, załączyć akt urodzenia matki wraz z tłumaczeniem przysięgłym – to pozwoli na wpisanie nazwiska rodowego matki do aktu urodzenia, co jest wymagane do uzyskania polskiego obywatelstwa.

Czas realizacji

• do 30 dni

Tryb odwoławczy

• Wojewoda Podlaski w Białymstoku za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego
  (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 463 ze zm.)

• Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy
  (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1359)

• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej
  (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1546)

• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego
  (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 735)

Niniejszy wpis zawiera najbardziej przydatne i ogólne informacje na temat omawianego zagadnienia prawnego. Wpis nie stanowi porady prawnej, ani nie stanowi rozwiązania konkretnej sprawy bądź problemu prawnego. Nawet, jeśli Twoja sytuacja jest bardzo podobna to szczegóły mogą wpływać na rodzaj postępowania i działania prawnego. Z tego względu swoją indywidualną sytuację prawną i faktyczną zawsze należy skonsultować z adwokatem.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej,
umów się na konsultację.